Les informamos que todo empresario debe llevar necesariamente, los siguientes registros:
*Libro diario. *Libro de inventarios y cuentas anuales.
1.- Libro diario
El libro diario registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Ahora bien, es válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, siempre que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate (art. 28 C de C).
En consecuencia, el contenido del diario varía según que la empresa utilice, o no, otros libros o registros auxiliares.
Asientos globales
En caso de que se opere sin libros o registros concordantes, no es admisible globalizar los movimientos diarios, sin que puedan encontrarse, en el mismo libro, los registros de cada operación.
Advertimos que, como registros concordantes, podremos utilizar los tradicionales «libros de caja» y los rollos de las máquinas registradoras, si es que detallan suficientemente la naturaleza de las operaciones consignadas. Este último sistema de registro auxiliar es especialmente útil en el caso de operaciones de la misma naturaleza, realizadas en un mismo lugar, a lo largo de un mismo día.
2.- Libro de inventarios y cuentas anuales
El libro de inventarios y cuentas anuales se abre con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente deben transcribirse los balances de comprobación, con sumas y saldos.
Al cierre del ejercicio deben transcribirse igualmente el inventario de cierre y las cuentas anuales (art. 28 C de C).
Importante:
Por lo tanto, al libro de inventarios y cuentas anuales deben transcribirse los siguientes documentos contables:
Balance inicial detallado.
Balances de comprobación (4, al menos).
Inventario de cierre.
Cuentas anuales.
2.1.- Inventario
El inventario es una relación valorada del patrimonio de una empresa.
Debe reunir las siguientes características:
Debe referirse a la totalidad de bienes, derechos y obligaciones que conforman el patrimonio de la empresa.
Debe reflejar la cantidad y el valor de cada elemento a la fecha de realización del inventario.
Debe identificar los elementos, para ello puede señalarse su ubicación geográfica, referencia, marca, nombre del deudor o acreedor; en las cuentas bancarias del banco y su número, etc.
Importante:
En la práctica, está generalizada la costumbre de transcribir al libro de inventarios y cuentas anuales los datos del inventario, agrupados por elementos de la misma naturaleza, de acuerdo con la clasificación de las cuentas del PGC, de forma que pueda justificarse el contenido de cada una de las partidas del balance de situación.
Si se procediese de esta manera, sería necesario, durante el período que corresponda en cada caso conservar los inventarios detallados, que habrán de concordar con las agrupaciones transcritas al libro de inventarios y cuentas anuales.
No es obligatoria la llevanza de inventarios permanentes.
2.2.- Balance de comprobación de sumas y saldos
El balance de comprobación de sumas y saldos es un documento en el que se presenta la totalidad de las cuentas, ordenadas correlativamente según la codificación del Plan; reflejando, para cada una de ellas, las sumas totales del debe y haber, así como sus correspondientes saldos.
2.3.- Cuentas anuales
Importante
Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria.
Estos documentos forman una unidad. El estado de flujos de efectivo no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal (art. 34 C de C).
Por lo tanto, tenemos:
– El balance, como expresión del patrimonio. En el balance figurarán de forma separada:
El activo.
El pasivo.
El patrimonio neto.
– La cuenta de pérdidas y ganancias, como expresión del resultado realizado del ejercicio separando debidamente los ingresos y gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de explotación, de los que no lo sean.
– El estado de cambios en el patrimonio neto, formado a su vez por los siguientes estados:
El estado de ingresos y gastos reconocidos, que incorpora la totalidad de los ingresos y gastos del ejercicio: los que han pasado por la cuenta de resultados, los que han sido imputados directamente al patrimonio neto y los que pasan del patrimonio neto a la cuenta de pérdidas y ganancias;
El estado de cambios en el patrimonio neto, como expresión de la totalidad de las variaciones del patrimonio neto incluidas las originadas por operaciones con los socios o propietarios cuando actúen como tales y las debidas a cambios en criterios contables y correcciones de errores.
– El estado de flujos de efectivo, como expresión del origen y utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes.
– La memoria, que completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales (art. 35 C de C).
3.- Otros registros
Las sociedades mercantiles, además del libro de inventarios y cuentas anuales, y del libro diario, están obligadas a llevar:
Libro de actas: deben constar, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones (art. 26 C de C).
Libro registro de acciones nominativas en las sociedades anónimas, incluidas las laborales, y en las sociedades comanditarias por acciones (art. 116 LSC).
Libro registro de socios en las sociedades limitadas (arts.104 y 105 LSC).
Libro registro de contratos del socio único en las sociedades unipersonales (art. 16 LSC).
Importante
La reforma de la Ley de Sociedades de Capital, en vigor para el año 2015, establece la obligación (para aquellas empresas que tengan Consejo de Administración) de tener un libro Registro de Actas del Consejo de Administración, el cual se deberá realizar como mínimo una vez al trimestre.
