Obligaciones de una sociedad inactiva
Suele ser habitual que en ciertos casos una sociedad pierde su actividad ya sea por decisión de los socios o por problemas financieros, pérdidas, o bajada de facturación, pero los administradores deciden no liquidarla y mantenerla, entre otras cosas, por si en un futuro puede reactivarse la misma actividad, o para evitar los trámites y gastos que conlleva la disolución y liquidación de esta.
Obligaciones de dejar morir una sociedad
El desconocimiento de muchos empresarios es tal, que ignoran que dejar una sociedad inactiva lleva una serie de obligaciones y responsabilidades.
Una vez aprobado en una Junta General, se siguen teniendo responsabilidades respecto a la Agencia Tributaria, Seguridad Social, el Registro Mercantil y con terceros.
Obligaciones de una sociedad inactiva ante la Agencia Tributaria:
1. Comunicar a la AEAT que la sociedad está inactiva, mediante una modificación en la declaración censal modelo 036 y 037, marcando la casilla 140 «Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin disolución. Entidades inactivas.»
Deberá ser cumplimentado por las personas jurídicas y entidades que dejen de realizar actividades económicas, es decir que queden inactivas, pero que no se hayan disuelto o extinguido.
También se completará la casilla 141 «Fecha efectiva del cese» Fecha efectiva del cese del modelo 036 en la que constará la fecha en la que efectivamente se ha cesado en la actividad.
2. Las entidades mercantiles que queden inactivas, no tendrá obligación de realizar las declaraciones mensuales, ni trimestrales ni anuales por el IVA, retenciones trabajadores y profesionales, pagos a cuenta, etc.), excepto la obligación de presentar declaraciones por el Impuesto sobre Sociedades.
En consecuencia, todos los años se tendrá que presentar el modelo 200 y al cumplimentar este impreso habrá que marcar la casilla 026 «Entidad inactiva», esto provocará que solamente se permita rellenar el balance, sin tener acceso a la cuenta de pérdidas y ganancias porque no se admite a partir de la fecha de inactividad ningún resultado, ni positivo, ni negativo.
Por lo que no será posible realizar ninguna deducción en concepto de IVA, ni la deducción de ningún gasto, y tampoco emitir ninguna factura.
Eso sí, si se produce la inactividad de una sociedad después del 1 de enero, no habrá que marcar la casilla 026, puesto que parte del ejercicio ha estado activa. Y en el próximo ejercicio la sociedad estará obligada a realizar pagos a cuenta, a pesar de la inactividad, a no ser que se acoja a la segunda opción de pagos a cuenta de la LIS.
3. Desde la fecha de la inactividad, el IVA soportado no será deducible por no ejercer actividad (art. 93 LIVA), ya que no se encuentra en ejercicio habitual de sus operaciones.
Obligaciones de una sociedad inactiva ante la Seguridad Social:
Con respecto a la Seguridad Social, los administradores podrán darse de baja de la Seguridad Social en el régimen RETA, siempre y cuando no realicen ninguna otra actividad.
Habrá que tener en cuenta si existen deudas con la seguridad social o se está al corriente, pues aunque la entidad esté inactiva el proceso de gestión de cobro de deudas de la Seguridad Social seguirá adelante con la posible derivación de responsabilidad a los administradores.
Obligaciones de una sociedad inactiva ante el Registro Mercantil y cuentas anuales:
Con respecto al Registro Mercantil, la sociedad seguirá obligada a realizar todos los trámites y todas las exigencias como si tuviera actividad.
Por ejemplo hay obligación de llevar contabilidad, legalización de libros, y por supuesto existe obligación de formular cuentas anuales por parte de los administradores, y la junta general de socios debe aprobarlas. Y muy importante, deben depositarse las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.
La inactividad no exime de la obligación que impone el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) que en su artículo 279.1 indica lo siguiente:
Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, … . Los administradores presentarán también, el informe de gestión, si fuera obligatorio, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría.
Tampoco exime la inactividad del cumplimiento del artículo 282.1 de la LSC, que indica:
El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista.
Y lo más importante, en el caso de incumplimiento de la obligación de depósito, y la inactividad no es motivo para que se incumpla, se aplicará el artículo 283 del LSC, en el que se indica que el incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo, también dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.
Disolución y liquidación de una sociedad inactiva
Finalmente, y si se decide disolver y liquidar la sociedad, en el artículo 363 de la Ley de Sociedades de capital, se indican las causas de disolución de la sociedad, y en el punto 1, se dice:
1. La sociedad de capital deberá disolverse:a) Por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año.
Por lo tanto, habrá que tener mucho cuidado con ésto, ya que si transcurre más de un año y la sociedad está inactiva, es causa de disolución, por lo que es responsabilidad de los administradores en el plazo de dos meses convocar la junta general para tomar las medidas oportunas. De no ser así, se responsabilizarán sobre las deudas contraídas desde ese momento por la sociedad.
En consecuencia, resulta más económico y menos costoso dejar la sociedad inactiva y no proceder a su disolución, ya que los costes de disolver y liquidar una sociedad, suelen ser mayores y trámites, como por ejemplo, acta con el acuerdo de disolución, confección del inventario, operaciones de liquidación, escritura de extinción, inscripción en el Registro Mercantil, ponerlo en conocimiento de la AET, y liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (Operaciones Societarias), modelo 600, baja censal, etc, pero mucho cuidado con la inactividad, no es conveniente mantener esta situación a largo plazo.
La inactividad está pensada de forma coyuntural durante un periodo de un año, pero no más allá, aunque sin embargo no es esto lo que en la práctica suele ocurrir, no obstante hay que saber los problemas y responsabilidades que puede tener, por eso la exposición detallada de este artículo.
Deudas con la Administración de una sociedad inactiva
También hay que tener en cuenta que si cuando se aprueba la inactividad, la sociedad tuviera alguna deuda con la administración (AEAT, Seguridad Social, etc.), y no las pagara, se deriva esta responsabilidad a los administradores.
En este sentido se manifiesta el 43.1 b) de la Ley General Tributaria, que indica:
1. Serán responsables subsidiarios de la deuda tributaria las siguientes personas o entidades……….b) Los administradores de hecho o de derecho de aquellas personas jurídicas que hayan cesado en sus actividades, por las obligaciones tributarias devengadas de éstas que se encuentren pendientes en el momento del cese, siempre que no hubieran hecho lo necesario para su pago o hubieren adoptado acuerdos o tomado medidas causantes del impago.
Por todo lo expuesto, los empresarios deben sopesar bien tener sociedades inactivas y donde no cumplan las obligaciones mercantiles y fiscales, pues pueden tener sanciones y efectos negativos, con independencia de la posible responsabilidad de los administradores.
