La legalización de los libros contables obligatorios en las empresas
¿Quién está obligado a legalizar los libros contables? ¿Cuáles son los plazos para la presentación? ¿Qué libros son obligatorios a presentar en el Registro Mercantil?
1.- ¿Quién está obligado a legalizar los libros contables?
Están obligados “todos los empresarios” y en concreto y entre otros:
a) Los sujetos obligados a formular contabilidad conforme a las normas del Código Mercantil.
b) Los empresarios individuales, que (a pesar de que su inscripción en el Registro Mercantil es voluntaria), estén sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en el régimen de estimación directa y lleven su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.
c) Las sociedades mercantiles.
d) Las sociedades de garantía recíproca.
e) Las cooperativas de crédito, las mutuas y cooperativas de seguros y las mutualidades de previsión social.
f) Las sociedades de inversión colectiva.
g) Las agrupaciones de interés económico.
h) Las cajas de ahorro.
i) Los fondos de inversión.
j) Los fondos de pensiones.
k) Las sucursales de cualquiera de los sujetos anteriormente indicados.
l) Las sucursales de sociedades extranjeras y de otras entidades extranjeras con personalidad jurídica y fin lucrativo.
No están obligados:
-Comunidades de Propietarios.
-Partidos Políticos.
2.- Plazos para la presentación
Los libros se deben presentar en el Registro mercantil en el plazo de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.
Para aquellas sociedades que el ejercicio social termina el 31 de diciembre el plazo habilitado se extiende del 2 de enero al 30 de abril. Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Novedades en materia de legalización
No podrán legalizarse, a partir del 29 de septiembre de 2013, libros en blanco para su utilización posterior ni encuadernados ni en hojas móviles ni libros ya cumplimentados sean de la clase que sean.
3.- Libros contables obligatorios a presentar en el Registro Mercantil
Los libros contables de obligada presentación son:
a) Libro Diario
Es posible la llevanza del libro diario realizando asientos de carácter mensual (uno por cada mes del año) más otros dos asientos correspondientes a la apertura y al cierre del ejercicio.
b) Un Libro de Inventario y Cuentas Anuales, que debe contener:
– El balance inicial de la empresa detallado (Balance de apertura del ejercicio).
– El balance de sumas y saldos, con una periodificación trimestral.
– Inventario de cierre (Balance de cierre del ejercicio).
– Balance de situación.
– Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
– Estado de Cambios del Patrimonio neto.
– Estado de flujos de efectivo (Cuando no se puedan formular cuentas anuales abreviadas).
– Memoria
c) Libro de Actas.
los libros de actas (junta de socios, consejo de administración… y de decisiones del socio único) respecto de ejercicios sociales iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, se legalizarán por vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
Se admite la legalización de libros de detalle de actas, para acreditar hechos puntuales en cualquier momento del ejercicio del ejercicio.
d) Libro Registro de Acciones Nominativas (Sociedades Anónimas).
e) Libro Registro de Socios (Sociedades Limitadas).
f) Libro Registro de contratos (Sólo Sociedades Unipersonales).
Desde el año 2014 los libros de actas y socios tendrán formato electrónico y se legalizarán de forma telemática. Puede leer más sobre este tema aquí y si le quedan dudas, puede dejarnos sus comentarios, estaré encantado de contestarlos.
Emiliano Carrillo Fernández
Socio-Director en Carrillo Asesores