Siempre se ha puesto en duda, o ha surgido incertidumbre la justificación de las dietas exentas de los trabajadores frente a Hacienda. Es decir, si el trabajador tiene que demostrar frente a Hacienda (si esta nos requiere, a través de una comprobación de IRPF) que las dietas que nos ha abonado la empresa están exentas de tributación.
Si debe, por tanto, justificar dicha exención con las pruebas oportunas. Muy distinto es el caso de los Administradores, que tratamos en este post.
Bien, en base a esta argumentación, una reciente resolución del Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) de 6/11/2018 aclara quién debe justificar ante Hacienda los requisitos para que las dietas satisfechas a los trabajadores queden exentas en el IRPF.
Según normativa del RIRPF, Art. 9, las dietas satisfechas a los trabajadores, hasta ciertos límites, no tributan en el IRPF ni están sujetas a retención en nómina. El problema surge a la hora de comprobar si se cumplen los requisitos para aplicar esta exención, ya que Hacienda suele requerir al trabajador. Este, en la mayoría de los casos no dispone de justificantes. Tampoco puede probar que los gastos están relacionados con la actividad de la empresa.
La justificación de las dietas exentas de los trabajadores se comparte entre estos y la empresa
Si en este caso se requiere al trabajador y, al no tener los comprobantes, la Agencia Tributaria deniega la exención y le gira una liquidación provisional, la única opción que tiene el trabajador es recurrir dicha liquidación provisional de IRPF. Pues aquí entra en juego la nueva doctrina del TEAC. Esta manifiesta que la carga de la prueba de que dichas dietas estén exentas debe compartirse entre empresa y trabajador.
Por ello, se establece que transporte público y alojamiento deben ser probados con documentos por parte del trabajador. Este sólo debe justificar los gastos de transporte público, aparcamiento y alojamiento soportados que la empresa le haya compensado o pagado. Para ello, deberá conservar los justificantes de dichos gastos.
Kilometraje y manutención
¿Y qué pasa con los gastos por dietas derivados de Kilometraje y manutención? En este caso, la empresa empleadora debe justificar los gastos de kilometraje y manutención, acreditando el día y lugar en que se han producido, con cualquier medio de prueba. Para ello, se recomienda dejar constancia mensualmente de los viajes realizados, municipio y lugar de la visita o desplazamiento, motivo del desplazamiento (siempre deben ser motivos laborales), manutención pagada, etc. a través de una ficha firmada por ambas partes -empresa y empleado- donde se deje constancia de dichos gastos y justificantes de pago.
Tras esta resolución del TEAC, entendemos que es la empresa la que debe aportar los justificantes. Si no lo hace, la Inspección le liquidará a ella las retenciones correspondientes. Al trabajador sólo lo correspondiente a gastos específicos exentos de transporte público, aparcamiento y alojamiento (y si no aportara justificante). En todo caso, la empresa podrá repercutir sobre el trabajador las retenciones soportadas en el plazo de un año a partir de la fecha de ingreso en Hacienda, según STS de 15 de Marzo de 2011.
Conclusión
Por todo ello, y como resumen y respuesta a la pregunta de quién debe justificar las dietas exentas de los trabajadores, el trabajador sólo debe acreditar los gastos de transporte público y alojamiento. El resto de pruebas debe aportarlas la empresa.
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