Las dietas exentas de los trabajadores suelen generar dudas cuando la Agencia Tributaria solicita acreditar que las cantidades abonadas por la empresa cumplen los requisitos para quedar fuera de tributación en el IRPF.
Una de las cuestiones más habituales es determinar quién debe conservar y aportar la documentación: el trabajador que ha percibido las dietas o la empresa que las ha satisfecho.
Una resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) de 6 de noviembre de 2018 analizó precisamente esta cuestión y estableció criterios sobre la distribución de la carga de la prueba entre empresa y trabajador.
¿Cuándo están exentas las dietas de los trabajadores?
El Reglamento del IRPF, en su artículo 9, regula determinadas asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que pueden quedar exceptuadas de gravamen cuando se cumplen los requisitos establecidos.
El problema aparece cuando Hacienda comprueba el IRPF del trabajador y solicita documentación que permita acreditar la realidad del desplazamiento y de los gastos.
En muchos casos, parte de esa información no está en poder del empleado, sino de la empresa que organizó o autorizó el desplazamiento.
¿Quién debe justificar las dietas exentas ante Hacienda?
La doctrina analizada por el TEAC distingue entre la documentación que corresponde conservar al trabajador y aquella que, por su naturaleza, debe poder aportar la empresa.
Por tanto, la acreditación de la exención no recae necesariamente sobre una única parte.
Gastos que debe justificar el trabajador
Cuando la exención depende de un gasto efectivamente soportado por el empleado, este debe conservar la documentación correspondiente.
Entre estos gastos pueden encontrarse:
- Transporte público.
- Aparcamiento.
- Alojamiento.
Facturas, billetes, tickets y otros justificantes permiten acreditar tanto la existencia del gasto como su importe.
Kilometraje y manutención: documentación de la empresa
En el caso de determinadas cantidades abonadas por kilometraje y manutención, la empresa desempeña un papel fundamental en la justificación.
Debe poder acreditar circunstancias como:
- El día en que se produjo el desplazamiento.
- El lugar de origen y destino.
- El motivo profesional del viaje.
- La relación del desplazamiento con la actividad de la empresa.
- Las cantidades abonadas al trabajador.
Para ello resulta conveniente establecer un procedimiento interno que permita registrar de forma periódica los desplazamientos y conservar la documentación asociada.
Por ejemplo, puede utilizarse una ficha o parte de gastos en el que consten los desplazamientos realizados, destino, motivo profesional, kilómetros recorridos y dietas abonadas.
Dietas, kilometraje y nómina
Una correcta gestión de las dietas no depende únicamente de conservar facturas.
También es importante que los conceptos estén bien identificados en la nómina y que la empresa diferencie adecuadamente entre:
- Retribuciones salariales.
- Gastos de locomoción.
- Dietas de manutención.
- Gastos de estancia.
- Otros conceptos extrasalariales.
Una clasificación incorrecta puede afectar al tratamiento fiscal, a las retenciones y, en determinados casos, a la cotización.
Por eso, cuando una empresa externaliza este proceso, no debería valorar únicamente el precio de la gestión de nóminas, sino también si el servicio permite revisar correctamente los conceptos retributivos, las dietas, las cotizaciones y la documentación que respalda cada importe.
¿Qué documentación debería conservar la empresa?
Para reducir problemas en una futura comprobación, conviene conservar documentación suficiente para reconstruir cada desplazamiento.
Entre otros elementos:
- Órdenes o autorizaciones de desplazamiento.
- Partes de viaje.
- Fecha y destino.
- Motivo profesional.
- Kilómetros recorridos.
- Justificantes aportados por el trabajador.
- Importes abonados.
- Nóminas en las que se reflejan las cantidades.
Cuanto más sistematizado esté este procedimiento, más sencillo será acreditar posteriormente por qué determinadas cantidades recibieron un tratamiento fiscal concreto.
¿Qué ocurre si Hacienda rechaza la exención?
Si durante una comprobación la Administración considera que no se han acreditado correctamente los requisitos, puede regularizar las cantidades afectadas.
La responsabilidad concreta dependerá del concepto cuestionado, de la documentación disponible y de quién estuviera obligado a conservar o aportar la prueba correspondiente.
Por eso es recomendable que empresa y trabajador no esperen a una comprobación para reunir la documentación.
Conclusión: quién debe justificar las dietas de los trabajadores
La justificación de las dietas debe analizarse en función del tipo de gasto.
De forma resumida:
- El trabajador debe conservar los justificantes de determinados gastos efectivamente soportados, como transporte público, aparcamiento o alojamiento.
- La empresa debe poder acreditar las circunstancias profesionales que justifican determinados desplazamientos, kilometraje y dietas de manutención.
La clave está en mantener un sistema documental coherente entre desplazamientos, justificantes, partes de gastos y nóminas.
Si tienes dudas sobre cómo gestionar las dietas, kilometraje u otros conceptos de nómina, en Carrillo podemos ayudarte a revisar el procedimiento.
