En los últimos meses estamos viendo un patrón claro en inspecciones y comprobaciones limitadas: Hacienda está rechazando gastos de viaje que las empresas daban por bien justificados. No porque el gasto no exista, sino porque la documentación no cumple exactamente los criterios que exige la Administración.
Tickets, facturas y hojas de gastos no siempre son suficientes. Cuando falta una orden de desplazamiento clara, una vinculación concreta con un proyecto o coherencia entre los documentos, el resultado suele ser el mismo: regularización, intereses y, en algunos casos, posibles sanciones.
Y lo peor es que muchos de estos errores son perfectamente evitables.
En esta guía te explicamos, con ejemplos reales, qué considera Hacienda como gastos de viaje, qué límites aplica, qué documentación acepta y cómo organizar un sistema interno que resista una inspección sin sobresaltos.
Por qué tantas empresas tienen problemas con los gastos de viaje (y cómo evitarlo)
Imagina que tu comercial vuelve de Valencia con tickets y facturas. Meses después, Hacienda revisa y rechaza parte del gasto porque no puede reconstruir la “historia” del viaje: quién fue, a qué, para qué cliente/proyecto y con qué soporte.
Ahí no falla el gasto: falla la prueba.
La buena noticia es que esto se evita con un procedimiento simple: (1) autorización/orden previa, (2) liquidación clara del empleado y (3) justificantes y soporte de actividad (agenda, CRM, parte de trabajo) que cuenten exactamente la misma historia.
Vamos a verlo paso a paso, con ejemplos reales.
¿Qué considera Hacienda como “gastos de viaje”?
Hacienda acepta como gastos de viaje los desplazamientos laborales realizados fuera del municipio habitual de trabajo que generen gastos de locomoción, manutención o estancia.
Ahora bien, en una inspección no basta con que el gasto exista: debe poder demostrarse por qué fue necesario y a qué actividad concreta está vinculado.
A efectos prácticos, Hacienda distingue tres tipos de gastos:
1. Locomoción (el desplazamiento)
- Billetes de tren, avión o autobús.
- Kilometraje en vehículo propio.
- Peajes, parking y taxis.
Clave de inspección: trayecto, fecha y destino deben encajar con el motivo del viaje.
2. Manutención (comidas durante el desplazamiento)
- Desayunos, comidas y cenas.
- Solo cuando el empleado se encuentra fuera de su municipio habitual de trabajo.
Clave de inspección: coherencia entre horarios, lugar y duración del desplazamiento.
3. Estancia (alojamiento)
- Hoteles y apartamentos turísticos.
- Siempre en un municipio distinto al habitual.
Clave de inspección: fecha de entrada y salida coherentes con el trabajo realizado.
Punto clave (esto es lo que decide si se acepta o no)
Para que Hacienda acepte un gasto de viaje, el desplazamiento debe cumplir simultáneamente dos condiciones:
- Haber tenido lugar en un municipio distinto al del centro de trabajo o residencia habitual
- Tener un motivo profesional concreto y demostrable (cliente, proyecto, formación, obra, reunión, etc.)
Si falla cualquiera de las dos, el gasto suele ser rechazado.
Los límites de dietas y viajes que Hacienda está revisando en inspecciones
Hacienda establece cantidades máximas para determinados gastos de viaje. Cuando se respetan estos límites y el desplazamiento está correctamente justificado, las cantidades abonadas al trabajador no tributan en su IRPF.
Si se superan los límites, el exceso se considera rendimiento del trabajo y debe integrarse en nómina.
Locomoción
| Tipo de transporte | Límite aceptado por Hacienda |
|---|---|
| Transporte público | Importe real del billete, siempre que exista justificante o factura |
| Vehículo propio | 0,26 €/km más peajes y parking debidamente justificados |
- Nota de inspección: en el uso de vehículo propio, Hacienda suele comprobar que el recorrido, los kilómetros y el destino sean coherentes con la actividad declarada.
Manutención
| Situación | España | Extranjero |
|---|---|---|
| Con pernocta | 53,34 €/día | 91,35 €/día |
| Sin pernocta | 26,67 €/día | 48,08 €/día |
- Ejemplo práctico: Un empleado se desplaza a Madrid durante un día, sin pernoctar. La empresa puede abonarle hasta 26,67 € en concepto de manutención sin que tribute. Si se le abonan 40 €, la diferencia de 13,33 € tendrá la consideración de rendimiento del trabajo.
Estancia (alojamiento)
| Tipo de gasto | Límite aceptado por Hacienda |
|---|---|
| Alojamiento | Importe real justificado mediante factura |
| Alojamiento de transportistas | 15 €/día en España y 25 €/día en el extranjero |
En los gastos de alojamiento no existe un límite cuantitativo general, pero Hacienda revisa que el importe sea razonable y esté vinculado a un desplazamiento laboral real.
La documentación que Hacienda exige en inspecciones para aceptar gastos de viaje
Aquí es donde la mayoría de empresas falla. No basta con tener el ticket del restaurante o la factura del hotel. En una inspección, Hacienda quiere ver un conjunto coherente de documentos que le permita reconstruir el viaje de principio a fin y entender:
- Que el desplazamiento existió
- Cuándo se realizó
- Dónde tuvo lugar
- Por qué fue necesario desde el punto de vista profesional
Si esa “historia” no se puede reconstruir con claridad, el gasto suele ser rechazado.
1. Orden de desplazamiento o parte de trabajo
Es el documento más importante para justificar los gastos de viaje y el que más peso tiene en una inspección. Debe existir antes o en el momento del viaje y permitir identificar claramente quién se desplaza, cuándo, a dónde y con qué finalidad profesional, así como el cliente o proyecto asociado y la autorización interna correspondiente.
Ejemplo real de orden de desplazamiento:
- Empleado: María García
- Fecha: 15/03/2025
- Destino: Sevilla
- Motivo: Reunión comercial con cliente Industrias López SL
- Proyecto: COM-2025-089
- Autorizado por: Director Comercial
Sin este documento, el resto de justificantes pierde gran parte de su fuerza probatoria.
2. Hoja de gastos o liquidación del empleado
El trabajador debe presentar una relación clara y ordenada de los gastos realizados, que permita cruzar la información con la orden de desplazamiento.
Debe reflejar:
- Origen y destino.
- Kilómetros recorridos (si se utiliza vehículo propio).
- Conceptos: peajes, parking, comidas, hotel.
- Importes.
- Proyecto o cliente asociado.
- Firma del empleado y validación del responsable.
En inspección, Hacienda revisa especialmente la coherencia entre esta hoja y el resto de documentos.
3. Justificantes externos
Son la prueba material del gasto. Hacienda acepta, entre otros:
- Billetes de avión, tren o autobús (físicos o electrónicos).
- Facturas de hotel a nombre de la empresa o del empleado.
- Tickets o facturas de restaurante (mejor si son nominativas).
- Tickets de peaje, parking o taxi.
- Certificados de asistencia a eventos, ferias o cursos.
- Emails, convocatorias o invitaciones que acrediten reuniones.
Consejo práctico: conservar todo en formato digital. Una foto clara del ticket de parking puede ser suficiente si el resto de la documentación es coherente.
4. Vinculación con la actividad empresarial
Este es el punto que separa un viaje laboral de uno personal. Hacienda quiere ver pruebas objetivas de que el desplazamiento estaba ligado a la actividad de la empresa.
Documentos habituales:
- Agenda comercial o CRM con la reunión programada.
- Partes de trabajo firmados por el cliente.
- Informes de visita o actas de reunión.
- Órdenes de trabajo relacionadas con el proyecto.
Caso real de rechazo: Empresa que justifica una comida en Marbella un viernes. No existe orden de desplazamiento, no hay reunión documentada ni cliente asociado. Hacienda rechaza el gasto porque no puede vincularlo a ninguna actividad profesional concreta.
¿Y si la empresa paga directamente el hotel o la comida?
Respuesta directa: Sí, esto cambia completamente la naturaleza del gasto.
Cuando la empresa paga directamente el hotel, el restaurante o el transporte, ya no estamos ante una dieta al trabajador, sino ante un gasto propio de la empresa.
Esto tiene consecuencias importantes en una inspección:
- No tributa para el trabajador, porque no tiene la consideración de rendimiento del trabajo.
- Es deducible en el Impuesto sobre Sociedades.
- No está sujeto a los límites diarios de dietas, siempre que el gasto sea razonable y esté justificado.
Ahora bien, Hacienda solo acepta este tratamiento si se cumplen tres condiciones clave:
- La factura está emitida a nombre de la empresa (razón social y NIF).
- El gasto está correctamente contabilizado como gasto de la empresa (habitualmente en la cuenta 629, cuando no es retribución al personal).
- Existe una vinculación clara y demostrable con la actividad profesional.
Ejemplo práctico: La empresa reserva un hotel en Barcelona para un comercial. La factura está a nombre de la empresa y se contabiliza como “otros servicios”. El gasto no tributa para el empleado y es deducible en el Impuesto sobre Sociedades, siempre que se pueda justificar el motivo profesional del desplazamiento.
Qué debe incluir cada tipo de factura para que sea válida
| Tipo de gasto | Requisitos mínimos que exige Hacienda | Aspectos que refuerzan la justificación en inspección |
|---|---|---|
| Hotel o alojamiento | Razón social y NIF de la empresa Fechas de entrada y salida Municipio del alojamiento (distinto al del centro de trabajo) |
Indicar el nombre del empleado alojado Coherencia con la orden de desplazamiento |
| Taxi, VTC o alquiler de coche | Factura (puede ser simplificada) Fecha y ciudad coherentes con el desplazamiento |
En alquiler: contrato + factura + justificación del recorrido Relación clara con el motivo del viaje |
| Restaurantes | Factura nominativa (preferible a ticket) Fecha y lugar del consumo |
Identificación interna de asistentes Motivo profesional (cliente, proveedor, proyecto) Soporte adicional: email, agenda o CRM |
Consejo práctico: Si comes con un cliente, deja constancia interna del motivo. Por ejemplo, en la propia factura o en un email posterior: “Comida de trabajo con Juan Pérez (Empresa X) – Proyecto Y”. Este tipo de anotaciones refuerza enormemente la justificación del gasto en una inspección.
Cómo contabilizar cada tipo de gasto (cuentas contables)
| Cuenta contable | Tipo de gasto | Tratamiento fiscal | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| 649 – Otros gastos sociales | Dietas y gastos de viaje que no superan los límites establecidos por Hacienda y no tienen carácter salarial | No tributan para el trabajador | Abono de 50 € por manutención con pernocta en España (límite: 53,34 €) |
| 640 – Sueldos y salarios | Dietas o gastos que superan los límites legales y tienen naturaleza salarial | El exceso tributa como rendimiento del trabajo en el IRPF del empleado | Abono de 70 € por manutención con pernocta en España (exceso de 16,66 €) |
| 629 – Otros servicios | Gastos propios de la empresa (hoteles, restaurantes, transporte) que no son retribución al personal | Deducibles en el Impuesto sobre Sociedades si están justificados | Factura de hotel a nombre de la empresa por un viaje comercial |
Este punto es especialmente crítico en sectores como el cultural y audiovisual, donde muchos desplazamientos, dietas y gastos de estancia están directamente ligados a proyectos que aplican incentivos fiscales.
En estos casos, una mala justificación del viaje no solo pone en riesgo el gasto, sino también el propio incentivo aplicado.
Los 7 errores que hacen que Hacienda rechace gastos de viaje en una inspección
1. No existe una orden de desplazamiento
Sin este documento, no puedes demostrar que el viaje tuvo un motivo laboral. El resto de justificantes pierde gran parte de su valor probatorio.
2. Falta fecha, lugar o motivo concreto
“Viaje a Madrid” no es suficiente. Hacienda exige algo como: “Madrid, 15/03/2025, reunión con cliente ABC para el proyecto X”.
3. Facturas sin identificación de la empresa
Tickets genéricos sin razón social ni NIF no son válidos si el gasto se pretende deducir como gasto de la empresa.
4. Gastos que no se vinculan a ningún proyecto o cliente
Si no puedes demostrar para qué se realizó el viaje, Hacienda lo califica como gasto personal.
5. Kilometraje sin registro interno
Declarar kilómetros sin parte de desplazamiento, app o registro interno es insuficiente en una inspección.
6. Comidas sin documentación mínima
Debe existir, al menos, fecha, lugar y coherencia con el desplazamiento documentado.
7. Documentos que no cuadran entre sí
Si la orden indica Valencia el día 10 y la factura del hotel es de Alicante el día 12, Hacienda sospecha y suele rechazar el gasto.
Cómo crear un sistema interno que funcione (y te ahorre disgustos)
No necesitas nada complejo. Solo un procedimiento claro en tres fases:
ANTES del viaje
- Generar orden de desplazamiento (puede ser un email interno, un formulario, una entrada en tu ERP…).
- Incluir: fecha, destino, motivo, proyecto, autorización.
DURANTE el viaje
- Registrar kilometraje si se usa vehículo propio (app, cuaderno, Excel…).
- Conservar facturas clave: hotel, transporte principal.
- Guardar tickets secundarios: parking, peajes.
DESPUÉS del viaje
- El empleado presenta hoja de gastos con todos los conceptos.
- Se valida y firma por el responsable.
- Se vincula con CRM, agenda o sistema de proyectos.
- Se archiva todo junto (digital preferiblemente).
Regla de oro: Si tus documentos «cuentan la misma historia» y se pueden cruzar, Hacienda no suele poner objeciones.
Conclusión: justificar gastos de viaje no es difícil si el procedimiento es correcto
La mayoría de los problemas con los gastos de viaje no vienen del gasto en sí, sino de fallos de procedimiento.
Como hemos comentado, Hacienda no discute si el viaje fue cómodo o caro, sino si puede reconstruir con claridad qué se hizo, cuándo y por qué.
No se trata de guardar cada ticket del café. Se trata, por tanto, de:
- Demostrar que el desplazamiento existió (orden de desplazamiento)
- Justificar por qué fue necesario (vinculación con la actividad)
- Respetar los límites o declarar correctamente el exceso
- Conservar los documentos clave (alojamiento, transporte y facturas principales)
Con un sistema interno sencillo —tan simple como un formulario previo, una hoja de gastos clara y un archivo digital ordenado— es posible blindar los gastos de viaje frente a una inspección sin sobresaltos.
Acción recomendada: revisa tu último viaje laboral y comprueba si podrías reconstruirlo hoy con la documentación disponible. Si falta algún elemento, ya sabes qué mejorar para el próximo desplazamiento.
Preguntas frecuentes (resueltas)
¿Puedo deducir el desayuno incluido en el hotel?
Sí, pero entra dentro del límite de manutención. Si pagas 80 € de hotel con desayuno incluido, ese desayuno computa dentro de los 53,34 €/día de manutención (con pernocta).
¿Qué pasa si el viaje es parcialmente personal?
Solo puedes justificar la parte profesional. Ejemplo: viaje de 5 días, 3 de trabajo + 2 de turismo. Solo justificas 3 días.
¿Vale un ticket de restaurante sin factura?
Puede servir como indicio, pero es débil. Mejor pide siempre factura (aunque sea simplificada).
¿Puedo deducir gastos de un viaje hace 6 meses?
Sí, mientras esté dentro del ejercicio fiscal y tengas la documentación. Pero es mejor llevar la contabilidad al día.
¿Qué hago si Hacienda rechaza un gasto en una inspección?
Aporta toda la documentación complementaria: emails, CRM, partes de cliente… Si demuestras el vínculo profesional, muchas veces se acepta en alegaciones.
