La conocida como Directiva Whistleblowing impulsó en Europa la implantación de sistemas internos que permitan comunicar irregularidades dentro de empresas y entidades públicas.
Uno de los principales mecanismos derivados de este marco es el canal de denuncias o canal interno de información, concebido para facilitar la detección de conductas contrarias a la normativa, a los códigos éticos o a las políticas internas de una organización.
Además de cumplir una función preventiva, este tipo de canales se integra habitualmente dentro de las políticas de compliance y buen gobierno corporativo.
¿Qué es un canal de denuncias?
El canal de denuncias es una herramienta que permite a trabajadores y otros grupos relacionados con una organización comunicar posibles irregularidades de forma segura.
Su finalidad es facilitar que determinados comportamientos puedan detectarse antes de que generen un perjuicio mayor para la empresa, las personas afectadas o terceros.
A través de estos sistemas pueden comunicarse, entre otras cuestiones:
- Posibles incumplimientos legales.
- Conductas contrarias al código ético de la empresa.
- Fraudes o irregularidades internas.
- Conflictos de interés.
- Incumplimientos de políticas internas.
- Determinadas conductas que puedan afectar a trabajadores o a la organización.
Por ello, también suelen denominarse canales éticos o sistemas internos de información.
¿Para qué sirve un canal de denuncias en una empresa?
Su función no consiste únicamente en recibir comunicaciones.
Un sistema eficaz debe permitir que la organización pueda:
- Recibir información de forma segura.
- Clasificar adecuadamente cada comunicación.
- Determinar quién debe intervenir en su gestión.
- Proteger la confidencialidad de las personas implicadas.
- Investigar los hechos cuando corresponda.
- Gestionar posibles conflictos de interés.
- Documentar correctamente las actuaciones realizadas.
De esta forma, el canal se convierte en una herramienta de prevención y control interno, y no únicamente en un buzón para recibir denuncias.
Requisitos de seguridad y confidencialidad
Uno de los aspectos fundamentales de un canal de denuncias es garantizar un tratamiento seguro de la información.
La organización debe establecer mecanismos que permitan proteger tanto el contenido de las comunicaciones como los datos de las personas implicadas.
Entre los elementos que deben tenerse en cuenta se encuentran:
- Confidencialidad: acceso limitado a las personas autorizadas para gestionar el sistema.
- Seguridad de la información: protección frente a accesos no autorizados.
- Protección de datos: tratamiento adecuado de la información personal.
- Trazabilidad: posibilidad de documentar la gestión realizada.
- Independencia: evitar que posibles conflictos de interés condicionen la investigación.
Un canal de denuncias debe ser fácil de utilizar
Para que el sistema funcione, no basta con implantar una herramienta técnica.
Las personas que pueden utilizar el canal deben saber:
- Que existe.
- Qué tipo de hechos pueden comunicar.
- Cómo presentar una comunicación.
- Qué sucede después de realizarla.
- Qué garantías existen durante el procedimiento.
La accesibilidad y claridad del canal son fundamentales para que pueda cumplir realmente su función dentro de la organización.
Quién debe gestionar el canal de denuncias
Otro aspecto importante es determinar quién será responsable de recibir y tramitar las comunicaciones.
Las personas encargadas de esta función deben disponer de criterios claros para valorar cada caso, proteger la confidencialidad y evitar posibles conflictos de interés.
Además, determinadas comunicaciones pueden requerir la intervención de profesionales especializados en función de su naturaleza.
Una denuncia relacionada con fraude, por ejemplo, no plantea necesariamente las mismas cuestiones que una comunicación relativa a las relaciones entre trabajadores.
Canal de denuncias y conflictos laborales
Algunas comunicaciones recibidas a través del canal pueden afectar directamente al ámbito laboral.
Pueden aparecer denuncias relacionadas con:
- Conductas entre trabajadores.
- Problemas con responsables o superiores.
- Posibles incumplimientos laborales.
- Discriminación o acoso.
- Conflictos derivados de la organización del trabajo.
En estos casos, recibir la denuncia es solo el primer paso. La empresa debe determinar cómo investigar los hechos, qué medidas adoptar y cómo gestionar el posible enfrentamiento entre las personas implicadas.
Cuando la comunicación desemboca en una controversia de este tipo, contar con asesoramiento en conflicto laboral puede ayudar a definir el procedimiento y reducir el riesgo de que una actuación incorrecta agrave la situación.
El mantenimiento del canal de denuncias
La implantación inicial no es suficiente.
Para que el canal sea realmente eficaz, la organización debe gestionar de forma continuada:
- La recepción de comunicaciones.
- Su clasificación.
- La investigación cuando corresponda.
- Los posibles conflictos de interés.
- El acceso a la información.
- La documentación de las actuaciones realizadas.
Por eso, el funcionamiento cotidiano del canal es tan importante como su puesta en marcha.
Canal de denuncias y compliance
El canal de denuncias puede integrarse dentro de un sistema más amplio de compliance y buen gobierno corporativo.
Permite detectar posibles irregularidades, incumplimientos del código ético o comportamientos contrarios a las políticas internas de la organización.
Además, puede proporcionar información relevante para revisar los controles existentes y detectar ámbitos en los que sea necesario reforzar la prevención.
Este enfoque está relacionado con las políticas de integridad y anticorrupción promovidas por organismos internacionales como la OCDE, la ONU o Transparencia Internacional.
Implantar y gestionar correctamente un canal de denuncias
Un canal de denuncias debe adaptarse a las características de cada organización.
No basta con disponer de una herramienta tecnológica. También es necesario definir quién recibe las comunicaciones, cómo se investigan, qué garantías se aplican y cómo se documenta todo el procedimiento.
Además, conviene coordinar el sistema con las políticas internas de compliance, protección de datos, recursos humanos y prevención de conflictos.
Si necesitas ayuda para implantar o revisar el funcionamiento de tu canal de denuncias, puedes contactar con Carrillo Asesores.
