Publicado originalmente: 4 de febrero de 2021.
Actualizado: 4 de mayo de 2026.
Contenido actualizado en mayo de 2026 para revisar el tratamiento fiscal de los gastos repercutidos en arrendamientos de locales, oficinas y naves.
“Le repercuto al inquilino el IBI, la comunidad o los suministros, pero no sé si tengo que aplicar IVA”.
Es una duda habitual en alquileres de locales, oficinas y naves industriales. Y tiene más impacto del que parece: si la factura se emite mal, el error puede repetirse mes tras mes en IVA, retenciones y contabilidad.
En este artículo explicamos cómo facturar gastos de arrendamiento cuando se repercuten al arrendatario, qué ocurre con el IVA y cómo debe calcularse la retención.
Cómo facturar gastos de arrendamiento: respuesta rápida
En un alquiler de local, oficina o nave, los gastos que el arrendador repercute al inquilino suelen formar parte de la base de la factura.
Esto significa que, en la práctica, conceptos como el IBI, la comunidad, el seguro o determinados suministros no se tratan como gastos aislados, sino como importes vinculados al propio arrendamiento.
El criterio general es este:
- se incluyen en la base imponible del IVA junto con la renta;
- tributan al 21% de IVA, aunque el gasto original estuviera exento o tuviera un tipo inferior;
- se tienen en cuenta para calcular la retención, cuando el arrendamiento está sujeto a retención.
La retención no se calcula sobre el total de la factura con IVA, sino sobre la base formada por la renta y los gastos repercutidos.
Este criterio es especialmente relevante en alquileres empresariales, donde un pequeño error mensual puede terminar afectando a varios modelos fiscales y a la contabilidad de ambas partes.
📌 Resumen rápido sobre cómo facturar gastos de arrendamiento
En alquileres de locales, oficinas y naves, los gastos repercutidos al inquilino suelen integrarse en la factura del arrendamiento. Esto implica aplicar IVA al 21% sobre la base total y calcular la retención, cuando proceda, sobre la renta más los gastos repercutidos, sin incluir el IVA.
Qué gastos puede repercutir el arrendador al inquilino
En los contratos de arrendamiento de locales, oficinas y naves es frecuente que el arrendatario asuma gastos que, formalmente, llegan a nombre del propietario.
Los más habituales son:
- IBI del inmueble.
- Gastos de comunidad o cuotas ordinarias.
- Suministros, como luz, agua, calefacción o alcantarillado.
- Seguros vinculados al inmueble.
- Tasas municipales, como la tasa de basuras.
- Gastos de mantenimiento o conservación, si así se ha pactado.
Antes de emitir la factura, conviene revisar el contrato. No todos los gastos pueden trasladarse al inquilino por el simple hecho de estar relacionados con el inmueble.
Lo relevante es que exista un pacto claro de repercusión y que la factura refleje correctamente el tratamiento fiscal de cada concepto.
Este punto es importante tanto para el arrendador como para el arrendatario.
- El primero debe declarar correctamente IVA y retenciones.
- El segundo necesita una factura bien emitida para su propia contabilidad y, en su caso, para deducir el IVA soportado.
IVA de los gastos repercutidos en el arrendamiento
En el alquiler de locales, oficinas y naves industriales, el arrendamiento está sujeto a IVA al tipo general del 21%.
Cuando el arrendador repercute al inquilino gastos relacionados con el inmueble, esos importes suelen formar parte de la base imponible del arrendamiento.
La Agencia Tributaria incluye dentro de la base imponible del alquiler los créditos a favor del arrendador, como gastos de comunidad, IBI, calefacción, agua, luz, obras u otros conceptos repercutidos al arrendatario.
Por tanto, si el arrendador repercute estos gastos dentro de la factura del alquiler, lo habitual es aplicar el 21% de IVA sobre la base total, formada por la renta y los gastos repercutidos.
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Qué ocurre si el gasto original no llevaba IVA
Esta es una de las dudas más frecuentes sobre cómo facturar gastos de arrendamiento.
El IBI, por ejemplo, no llega al propietario con IVA. Un seguro puede estar exento. Una tasa municipal tampoco funciona como una factura ordinaria de servicios.
Aun así, cuando esos importes se repercuten al arrendatario como parte del precio del arrendamiento, el tratamiento cambia.
No se está “reenviando” sin más el recibo original. Se está incorporando ese importe a la contraprestación del alquiler.
En consecuencia, el arrendador debe aplicar el IVA del arrendamiento sobre esa cantidad, salvo que estemos ante un supuesto especial que deba analizarse aparte.
Qué ocurre si el gasto original tenía un IVA inferior
También puede ocurrir que el gasto original sí lleve IVA, pero a un tipo distinto.
Por ejemplo, determinados suministros de agua pueden llegar con un tipo inferior al 21%.
Sin embargo, si el arrendador repercute ese gasto al inquilino dentro de la factura del alquiler, no mantiene necesariamente el tipo de IVA original.
La factura no está documentando una operación independiente de suministro de agua. Está documentando un arrendamiento con gastos repercutidos.
Por eso, el criterio general es aplicar el 21% de IVA sobre la base total repercutida al arrendatario.
Retención en la factura de alquiler: renta más gastos repercutidos
La segunda cuestión importante si hablamos de cómo facturar gastos de arrendamiento es la retención.
En muchos alquileres de locales, oficinas y naves, el arrendatario está obligado a practicar retención al arrendador. Esa retención no se calcula solo sobre la renta “pura” del alquiler.
Cuando los gastos repercutidos forman parte de la contraprestación del arrendamiento, también deben tenerse en cuenta para calcular la base de retención.
- Dicho de forma sencilla: si la factura incluye renta, IBI, comunidad o suministros repercutidos, la retención se calcula sobre la suma de esos conceptos, sin incluir el IVA.
Las retenciones por arrendamiento de bienes inmuebles se ingresan mediante el modelo 115 y se resumen anualmente en el modelo 180, según indica la Agencia Tributaria.
La retención no se calcula sobre el IVA
Este error es bastante común.
La retención se aplica sobre la base de la factura, no sobre el total a pagar con IVA incluido.
- Primero se calcula la base formada por la renta y los gastos repercutidos.
- Después se añade el IVA correspondiente.
- Y, finalmente, se resta la retención que debe ingresar el arrendatario en Hacienda.
En la práctica, la factura debe permitir ver con claridad:
- base imponible del alquiler y gastos repercutidos;
- IVA repercutido;
- retención practicada;
- importe final a pagar al arrendador.
Ejemplo de factura con alquiler, seguro y luz repercutida
Veamos un ejemplo sencillo.
Una empresa alquila un local por 2.000 euros mensuales. El contrato establece que el inquilino asumirá determinados gastos del inmueble que siguen llegando a nombre del arrendador.
En enero, el arrendador quiere repercutir:
- renta mensual: 2.000 €;
- seguro anual del local: 600 €;
- luz: 300 € de base imponible más 63 € de IVA soportado.
La factura al arrendatario no debería limitarse a “pasar” cada gasto con su tratamiento original. Lo correcto será integrar los gastos repercutidos en la base del arrendamiento.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Renta mensual | 2.000 € |
| Seguro repercutido | 600 € |
| Luz repercutida, base sin IVA | 300 € |
| Base imponible | 2.900 € |
| IVA 21% | 609 € |
| Retención 19% sobre 2.900 € | -551 € |
| Total a pagar | 2.958 € |
En este caso, el arrendador repercute al inquilino una base total de 2.900 euros. Sobre esa base aplica el 21% de IVA, es decir, 609 euros.
La retención se calcula también sobre esos 2.900 euros, no sobre el total con IVA. Por eso asciende a 551 euros.
El resultado es una factura con un total a pagar de 2.958 euros, mientras que el arrendatario deberá ingresar la retención correspondiente en Hacienda.
Qué ocurre con el IVA soportado por el arrendador
En el ejemplo anterior, la factura de la luz recibida por el arrendador incluía 63 euros de IVA soportado.
Si el inmueble está afecto a una actividad sujeta y se cumplen los requisitos de deducción, el arrendador podrá deducir ese IVA soportado en su declaración.
Esto no cambia el cálculo de la factura al inquilino.
Una cosa es el IVA que el arrendador soporta en sus gastos. Pero otra distinta es el IVA que debe repercutir al arrendatario por el arrendamiento.
Tabla resumen: IVA y retención por tipo de gasto
Esta tabla resume el tratamiento habitual de los gastos repercutidos en alquileres de locales, oficinas y naves:
| Gasto repercutido | ¿Se incluye en la base del IVA? | ¿Se incluye en la base de retención? | Comentario |
|---|---|---|---|
| IBI | Sí | Sí | Aunque el recibo original no lleve IVA. |
| Comunidad | Sí | Sí | Si se repercute al arrendatario como gasto del arrendamiento. |
| Luz | Sí | Sí | Se toma la base del gasto, no el total con IVA soportado. |
| Agua | Sí | Sí | Al repercutirse dentro del alquiler, suele tributar al tipo del arrendamiento. |
| Seguro | Sí | Sí | Aunque el seguro pueda estar exento en origen. |
| Tasas municipales | Sí | Sí | Si forman parte de los importes repercutidos por el arrendador. |
La tabla refleja el criterio general.
Puede haber situaciones que requieran un análisis específico, especialmente si se pretende tratar algún importe como suplido o si el arrendamiento tiene una configuración particular.
Diferencia entre gasto repercutido y suplido
No todo gasto que paga el arrendador y traslada al inquilino es un suplido.
Esta confusión genera bastantes errores de facturación.
En ocasiones se piensa que basta con pagar un importe por cuenta del inquilino para dejarlo fuera de la base del IVA. Pero el criterio fiscal es más exigente.
Para que exista un suplido real, normalmente deben concurrir varias condiciones:
- que el pago se realice en nombre y por cuenta del cliente;
- que exista un mandato expreso para hacerlo;
- que el justificante del gasto esté emitido a nombre del cliente;
- que se repercuta exactamente el mismo importe, sin margen ni recargo.
En muchos arrendamientos, estos requisitos no se cumplen. El recibo llega a nombre del propietario, el gasto deriva del propio inmueble y el contrato simplemente permite repercutirlo al arrendatario.
En esos casos, lo prudente es tratarlo como gasto repercutido del arrendamiento, no como suplido.
⚠️ Error habitual
Repercutir el IBI sin IVA porque el recibo original no lleva IVA es uno de los fallos más frecuentes. Si ese importe se incorpora a la factura del alquiler, el tratamiento fiscal puede cambiar.
Errores frecuentes sobre cómo facturar gastos de arrendamiento
Los errores más habituales no suelen venir de una operación compleja, sino de repetir durante meses una factura mal construida.
Estos son los fallos que conviene evitar:
- Repercutir el IBI sin IVA en una factura de alquiler de local.
- Aplicar al agua o a otros suministros el tipo original, en lugar del tipo del arrendamiento.
- Calcular la retención solo sobre la renta, dejando fuera los gastos repercutidos.
- Calcular la retención sobre el total con IVA, cuando debe aplicarse sobre la base.
- No separar conceptos en la factura, dificultando la revisión contable y fiscal.
- No revisar el contrato para comprobar qué gastos pueden repercutirse.
- Confundir gasto repercutido con suplido sin que se cumplan los requisitos para ello.
Una revisión puntual puede evitar que el mismo error se arrastre durante todo el ejercicio.
Qué revisar antes de emitir la factura
Antes de facturar gastos de arrendamiento al inquilino, conviene comprobar algunas cuestiones básicas.
- Tipo de inmueble: vivienda, local, oficina, nave o inmueble mixto.
- Tratamiento del arrendamiento: si está sujeto y no exento de IVA.
- Contrato: qué gastos puede repercutir el arrendador al arrendatario.
- Base de IVA: renta más gastos repercutidos.
- Retención: si procede aplicarla y sobre qué base.
- Justificantes: recibos, facturas y soporte documental de los gastos.
- Posibles suplidos: solo si se cumplen los requisitos fiscales.
Este análisis es especialmente recomendable cuando una empresa gestiona varios inmuebles, cuando existen contratos antiguos o cuando el arrendatario detecta diferencias entre la factura recibida y el criterio fiscal que aplica en su contabilidad.
Cómo podemos ayudarte desde Carrillo
La facturación de un alquiler con gastos repercutidos parece sencilla hasta que aparecen el IVA, la retención, los modelos fiscales y la deducibilidad del gasto.
Además de revisar el contrato, el arrendador debe tener claras sus obligaciones fiscales al alquilar un inmueble, especialmente cuando el arrendamiento está sujeto a IVA y retención.
En Carrillo podemos ayudarte a revisar:
- contratos de arrendamiento de locales, oficinas y naves;
- facturas emitidas o recibidas con gastos repercutidos;
- criterios de IVA y retención aplicables al caso concreto;
- regularización de errores antes de que se acumulen durante varios periodos;
- coordinación fiscal y contable en empresas con varios inmuebles arrendados.
Si tienes dudas sobre cómo facturar gastos de arrendamiento en tu caso concreto, podemos revisar la factura, el contrato y el tratamiento fiscal aplicable antes de que el error se repita mes a mes.
Solo tienes que contactar aquí.
Preguntas frecuentes sobre cómo facturar gastos de arrendamiento
¿Los gastos repercutidos al inquilino llevan IVA?
En alquileres de locales, oficinas y naves, los gastos repercutidos al inquilino suelen formar parte de la base imponible del arrendamiento. Por tanto, se facturan con IVA al 21%, aunque el gasto original estuviera exento o tuviera un tipo inferior.
¿El IBI repercutido al arrendatario lleva IVA?
Sí, cuando el IBI se repercute al arrendatario como parte del alquiler de un local, oficina o nave, normalmente se incluye en la base imponible del arrendamiento y se le aplica el IVA correspondiente.
¿La retención del alquiler se calcula también sobre los gastos?
Sí. Si el arrendamiento está sujeto a retención, la base suele incluir tanto la renta como los gastos repercutidos al arrendatario.
¿La retención se calcula sobre la base o sobre el total con IVA?
La retención se calcula sobre la base de la factura, formada por renta y gastos repercutidos. No se calcula sobre el total con IVA incluido.
¿Qué pasa si el gasto original no tenía IVA?
Si el gasto se repercute como parte del arrendamiento, puede integrarse en la base imponible del alquiler aunque en origen no llevara IVA. Es lo que ocurre habitualmente con conceptos como el IBI o determinados seguros.
¿Es lo mismo un gasto repercutido que un suplido?
No. Un suplido exige que el gasto se pague en nombre y por cuenta del cliente, con justificante a su nombre y por el importe exacto. En muchos arrendamientos, los gastos que se trasladan al inquilino son gastos repercutidos, no suplidos.
¿Cómo debe hacerse una factura de alquiler de local con gastos?
La factura debe mostrar la renta y los gastos repercutidos, calcular el IVA sobre la base total y aplicar la retención, si procede, sobre esa misma base sin incluir el IVA. Además, conviene separar los conceptos para facilitar la revisión fiscal y contable.
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Si gestionas varios inmuebles arrendados o tienes dudas sobre una factura concreta, contacta con nuestro equipo fiscal. En Carrillo podemos revisar el tratamiento de IVA, retención y gastos repercutidos antes de que el error se repita en siguientes periodos.
