El TEAC, en su resolución 760/2018 de 1/6/2020 ha establecido que el deber de conservación de la documentación de las sociedades mercantiles será de 6 años. Y todo en ello conjugando la Ley General Tributaria con el Código de Comercio.
Conservación de la documentación de las sociedades mercantiles
En concreto se expone que los arts. 29.1.f) y 93 de la Ley 58/2003 (LGT) son la base legal en la que se fundamenta el deber de colaboració
n de los obligados tributarios en la aplicación de los tributos. En concreto el deber de información, respecto de su situación tributaria. Así como de aquella información con trascendencia tributaria derivada de sus relaciones económicas, profesionales o financieras con terceros.
Efectos de la prescripción
Por ello y en cuanto a que se refiera a los últimos seis años, el art. 70 de la Ley 58/2003 (LGT) recoge los efectos de la prescripción en relación con dichas obligaciones formales impuestas a los obligados tributarios. Por ello, a efectos del cumplimiento de las obligaciones tributarias de otras personas o entidades, las obligaciones de conservación y suministro de información previstas en los párrafos d), e) y f) del apartado 2 del artículo 29 de esta Ley deberán cumplirse en el plazo previsto en la normativa mercantil o en el plazo de exigencia de sus propias obligaciones formales al que se refiere el apartado anterior, si este último fuese superior. Por lo que procede aplicar lo dispuesto en el artículo 30 del Código de Comercio. Este artículo cita:
- Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
- El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
Plazo previsto para exigir la documentación
Pues bien, a la vista de los indicados preceptos, resulta que la obligación formal de aportar a la Administración Tributaria información que el obligado tributario deba conservar en relación con el cumplimiento de las obligaciones tributarias propias o de terceros, así como cualquier dato, informe, antecedente y justificante con trascendencia tributaria, sólo podría exigirse en el plazo previsto en la normativa mercantil o mientras no hubiera expirado el plazo de prescripción del derecho para determinar la obligación material vinculada a ella, si este último fuese superior.
Al tratarse de una sociedad mercantil, sujeta a la obligación de conservar la documentación concerniente al negocio durante seis años establecido en el Código de Comercio, la obligación formal de aportar información es exigible en los términos señalados en el requerimiento controvertido.
En este sentido en la práctica suele ser habitual que la inspección tributaria exija documentación de los años inspeccionados en el inicio de comunicación. Pero en el transcurso de la inspección anote que puede solicitarle la AEAT información relativa a los 6 ejercicios anteriores al actual. Por este motivo habrá que tener mucho cuidado en la destrucción de la documentación que se entienda como no esencial.
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