La Inspección de Trabajo considera el incumplimiento del registro horario de la jornada laboral como una infracción grave. La obligación de registrar diariamente la jornada de las personas trabajadoras está vigente desde el 12 de mayo de 2019.
Según el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, las empresas deben llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores.
Esta obligación se incorporó mediante la modificación del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.
En concreto, la normativa establece la obligación para las empresas de registrar diariamente la jornada de cada persona trabajadora, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización.
El incumplimiento de esta obligación puede dar lugar a una infracción en materia laboral y a las correspondientes sanciones económicas.
¿Qué debe incluir el registro horario de la jornada laboral?
El registro debe reflejar de forma fiable la jornada realizada por cada trabajador, especialmente la hora concreta de inicio y de finalización.
La empresa debe organizar el sistema de registro teniendo en cuenta las características de su actividad, su organización interna y, cuando corresponda, lo establecido mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa.
Además, el sistema utilizado debe permitir conservar y consultar la información cuando sea necesario.
Ante este tipo de obligaciones, contar con una asesoría laboral para empresas permite revisar si los procedimientos internos se ajustan a la normativa y detectar posibles riesgos antes de una actuación inspectora.
¿Qué modelos de registro horario puede utilizar una empresa?
La normativa no establece un único modelo obligatorio para realizar el registro horario. Cada empresa puede implantar el sistema que mejor se adapte a su estructura, siempre que permita acreditar de forma fiable la jornada efectivamente realizada.
Entre las distintas opciones pueden utilizarse:
- Registros manuales en los que consten los datos del trabajador y las horas de entrada y salida.
- Sistemas electrónicos de fichaje.
- Aplicaciones o programas informáticos de control horario.
- Otros sistemas que permitan registrar y conservar adecuadamente la información exigida.
Lo importante no es únicamente el soporte utilizado, sino que el sistema permita disponer de información fiable sobre la jornada laboral realizada.
¿Cómo debe organizar la empresa el registro de jornada?
La empresa organizará y documentará el registro mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en su defecto, mediante decisión empresarial previa consulta con los representantes de los trabajadores cuando proceda.
El registro horario no es, por tanto, una obligación aislada. Forma parte de una gestión laboral más amplia que incluye contratos, nóminas, jornadas, convenios y otras obligaciones relacionadas con la plantilla.
Cuando estas cuestiones se gestionan conjuntamente con otras áreas de la empresa, resulta conveniente coordinar la parte laboral con la fiscal y contable. Para ello, puede contar con nuestra asesoría laboral fiscal y contable para empresas.
Registro horario, contratación y gestión de personal
El control de jornada también debe tenerse en cuenta desde el momento en que una persona se incorpora a la empresa. La modalidad contractual, la jornada pactada, el convenio colectivo aplicable y la organización efectiva del trabajo deben guardar coherencia entre sí.
Por este motivo, antes de incorporar nuevos trabajadores resulta conveniente revisar tanto las condiciones contractuales como la forma en que se organizará su jornada. Nuestro servicio de asesoramiento en contratación de personal permite analizar estos aspectos de forma conjunta.
Registro horario y gestión de nóminas
La información relativa a la jornada también puede tener implicaciones en otros procesos laborales de la empresa, especialmente cuando existen horas extraordinarias, jornadas parciales, incidencias, ausencias o cambios en las condiciones de trabajo.
Por eso, coordinar correctamente la información de jornada con la administración laboral ayuda a reducir errores y facilita el control interno de la plantilla.
Para empresas que prefieren concentrar estas tareas en un equipo especializado, existe también la posibilidad de externalizar la gestión de nóminas y coordinarla con el resto de obligaciones laborales.
Registro horario en oficinas de farmacia
Aunque la obligación de registrar la jornada afecta con carácter general a las empresas, su aplicación práctica debe adaptarse a la organización de cada actividad y a las condiciones laborales que correspondan en cada sector.
En negocios como las oficinas de farmacia, donde pueden existir diferentes turnos, jornadas y necesidades organizativas de plantilla, resulta especialmente importante mantener correctamente coordinados contratos, horarios y registros.
Para estas empresas, nuestro asesor laboral para farmacia puede ayudar a revisar la gestión laboral teniendo en cuenta las particularidades del sector.
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los registros horarios?
La empresa debe conservar los registros de jornada durante cuatro años.
Durante ese periodo deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando corresponda.
Por este motivo, no basta únicamente con implantar un sistema de fichaje: también es necesario establecer un procedimiento que permita registrar, conservar y recuperar la información correctamente.
Cómo implantar correctamente el registro horario en la empresa
Cada empresa debe analizar qué sistema de registro se adapta mejor a su organización y asegurarse de que permite acreditar adecuadamente las jornadas realizadas.
Además, conviene revisar periódicamente que el sistema implantado continúa funcionando correctamente y que los datos registrados coinciden con la realidad de la organización del trabajo.
Si tienes dudas sobre cómo implementar el registro horario de la jornada laboral o quieres revisar el sistema que ya utiliza tu empresa, en Carrillo Asesores podemos ayudarte a analizarlo dentro del conjunto de tus obligaciones laborales.
