¿Vas a enviar empleados a efectuar una misión en el extranjero, registrar un contrato o constituir una sucursal fuera de España?

Para ello, tendrás que presentar una serie de documentos, que, para que tengan efecto y que los organismos extranjeros los reconozcan, tendrán que ser legalizados o apostillados según el caso. 

Te explico cómo hacerlo.

1 – LA APOSTILLA DE LA HAYA

¿Qué es la apostilla de la Haya?

Una apostilla es un sello emitido por la autoridad competente para confirmar la autenticidad de una firma o de un sello sobre un documento público.

Pero, no significa que el contenido del documento sea correcto, sólo es un reconocimiento de firma.

Las apostillas son determinadas por los países que se adhirieron al «Convenio de La Haya» de 1961, suprimiendo la exigencia de legalización consular.

Todos los documentos públicos emitidos en estos países y destinados al extranjero deben tener el sello de la Apostilla, documentos como por ejemplo:

Partidas de registro civil, antecedentes penales, certificados de cualquier tipo que provienen de organismos oficiales, escrituras notariales y certificaciones notariales de firma, diplomas emitidos por instituciones públicas, etc…

¿Cuáles son los países miembros del convenio de La Haya ?

A día de hoy, los países firmantes del convenio de La Haya son los siguientes:

ALEMANIA

ANDORRA

ANTIGUA Y BARBUDA

ARGENTINA

ARMENIA

AUSTRALIA

AUSTRIA

AZERBAIYAN

BAHAMAS

BAHREIN

BARBADOS

BELARUS

BÉLGICA

BELICE

BOSNIA-HERZEGOVINA

BOTSWANA

BRUNEI-DARUSALAN

BULGARIA

BURUNDI

CABO VERDE

CHIPRE

COLOMBIA

ISLAS COOK

COREA

COSTA RICA

CROACIA

DINAMARCA

DOMINICA

ECUADOR

EL SALVADOR

ESLOVENIA

ESPAÑA

EE.UU.

ESTONIA

FIDJI

FINLANDIA

FRANCIA

GEORGIA

GRANADA

GRECIA

HONDURAS

HONG-KONG

HUNGRIA

INDIA

IRLANDA

ISLANDIA

ISRAEL

ITALIA

JAPÓN

KAZAJSTÁN

KIRGUISTÁN

LESOTHO

LETONIA

LIBERIA

LIECHTENSTEIN

LITUANIA

LUXEMBURGO

MACAO

MACEDONIA

MALAWI

MALTA

ISLAS MARSHALL

ISLA MAURICIO

MÉXICO

MOLDAVIA

MÓNACO

MONGOLIA

MONTENEGRO

NAMIBIA

NICARAGUA

ISLA NIUE

NORUEGA

NUEVA ZELANDA

OMÁN

PAÍSES BAJOS

PANAMÁ

PARAGUAY

PERÚ

POLONIA

PORTUGAL

REINO UNIDO

REPÚBLICA CHECA

REPÚBLICA DOMINICANA

REPÚBLICA ESLOVACA

RUMANIA

RUSIA

FEDERACIÓN DE SAMOA

SAN CRISTOBAL Y NIEVES

SAN MARINO

SAN VICENTE Y LAS GRANADINAS

SANTA LUCÍA

SANTO TOMÉ Y PRÍCIPE

SERBIA

ISLAS SEYCHELLES

SUDÁFRICA

SUECIA

SUIZA

SURINAME

SWAZILANDIA

TAYIKISTÁN

TONGA

TRINIDAD Y TOBAGO

TURQUÍA

UCRANIA

URUGUAY

UZBEKISTÁN

VANUATÚ

VENEZUELA

¿Qué  documentos pueden ser apostillados?

El convenio se aplica únicamente a los documentos públicos. La inmensa mayoría de las apostillas son emitidas para documentos de naturaleza administrativa, particularmente:

1. Documentos de registro civil (partidas de nacimiento, certificados de matrimonio y de defunción).

2. Actos judiciales (sentencias, juicios).

3. Escrituras notariales (certificados, actos de notoriedad, poderes, testamentos, donaciones)

4. Actas administrativas (notificación fiscal, diploma escolares, títulos universitarios).

5. Las declaraciones oficiales (certificación de firma, copia compulsada).

El convenio Apostilla no se aplica a los documentos emitidos por agentes diplomáticos o consulares.

El convenio excluye también de su campo de aplicación ciertos documentos administrativos que se refieren en transacciones comerciales o aduaneras, por ejemplo los certificados de origen, las licencias de importaciones o de exportaciones no son susceptibles de ser apostillados.

¿Cómo conseguirla en España ?

Según el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre, se podrán apostillar los documentos en:

1. Documentos Públicos y Judiciales, incluidos documentos de Registro Civil:

Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.

Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia

Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia.

1. Documentos notariales y documentos privados cuyas firmas han sido legitimadas ante Notario:

Colegios Notariales.

1. Documentos públicos judiciales expedidos por la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo:

Secretarios de Gobierno de los respectivos tribunales o en quien ellos deleguen.

Ciertos documentos necesitan un reconocimiento de firma previo:< span>TIPO DE DOCUMENTORECONOCIMIENTO PREVIO PORTítulos y Certificados de Estudios Universitarios OficialesMº de Educación, Cultura y Deporte y Altas Inspecciones de Educación en las Comunidades Autónomas en algunos casosTítulos y Certificaciones académicas oficiales no universitariasConsejerías de Educación de las Comunidades AutónomasDocumentos de la Agencia TributariaMinisterio de Hacienda y Administraciones PúblicasDocumentos Oficina del Servicio Público de Empleo Estatal y de las Entidades de la Seguridad Social (tales como reconocimiento de desempleo, vida laboral, etc.).Ministerio de Empleo y Seguridad SocialCertificados de Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles.Encargado del Registro Mercantil (para los Registros de Madrid, Barcelona, Bilbao y Valencia) o Decano Presidente del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantil y de Bienes Muebles de EspañaDocumentos Bancarios.Departamento de cuentas Corrientes del Banco de EspañaMinisterio del Interior o Dirección General de Tráfico.

2 – LA LEGALIZACIÓN CONSULAR

Si el país de destino del documento que queremos legalizar no es firmante del Convenio de La Haya, tendrá que ser legalizado por la autoridad consular de ese país.

A – Documentos emitidos por las comunidades autónomas

La legalización se tendrá que realizar de la manera siguiente:

1. Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva

2. Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y  de Cooperación

3. Las embajadas y consulados en España del país donde queremos que el documento tenga efecto

B- Emitidos por entidades locales

1. Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

2. Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y  de Cooperación

3. Las embajadas y consulados en España del país donde queremos que el documento tenga efecto

En cuanto a los documentos emitidos por el ayuntamiento de Madrid, se podrán legalizar directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores, sin tener que pasar por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

C – Documentos notariales

1. Colegio notarial

2. Ministerio de Justicia

3. Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación

4. Las embajadas y consulados en España del país donde queremos que el documento tenga efecto

D – Documentos judiciales

1. < span>Tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma correspondiente

2. Ministerio de Justicia

3. Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación

4. Las embajadas y consulados en España del país donde queremos que el documento tenga efecto

 E – Documentos mercantiles

Certificados de origen, certificados de libre venta, facturas de empresa y documentos comerciales.

Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados por:

1. Cámara de Comercio de la provincia correspondiente

2. Consejo Superior de Cámaras de Comercio,  Industria y Navegación

Los documentos bancarios pueden ser legalizados por diversas entidades.

Aquellos emitidos por entidades bancarias de ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de este banco o su sucursal en Madrid o en el Banco de España.

F – Registro civil

Partida de nacimiento, de matrimonio, de defunción

1. Tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma correspondiente

2. Ministerio de Justicia

3. Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación

4. Las embajadas y consulados en España del país donde queremos que el documento tenga efecto

G – Certificados médicos

1. Colegio médico de su provincia

2. Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación

3. Las embajadas y consulados en España del país donde queremos que el documento tenga efecto

H – Documentos privados

Sólo los documentos públicos pueden ser legalizados. Por lo tanto, para poder legalizar un documento privado (acta de junta general por ejemplo), lo más sencillo es de pasar por la vía notarial a través de un testimonio notarial.

3 – LA TRADUCCIÓN JURADA